新しくビジネス始めたフリーランスのみんな、経費の管理ってちょー苦手だよね。
経費の計上ミスっちゃってないかな？ってか、何が経費になるの？って毎日ビビってる人、めっちゃいると思う。
でもね、ちょっとしたコツ掴めば、そんなに難しい話じゃないのよ。
ここでさ、フリーランスの経費の基本、バッチリ解説していくからさ。
今回は確定申告でバッチリおさえておきたい経費のイロハを教えるね。
自分で「経費っしょ！」って思ってるのに、実はそうじゃないものや、逆に「これ経費にならないかも…」って思ってたのが実はOKだったりするのよ。
だからこのチャンスにガッツリ確認してみてね！
経費のことちゃんとわかって、ちゃんと全部計上して、確定申告バッチリ準備しちゃおう！
フリーランスの経費って何？
「経費」ってゆーのは、簡単に言っちゃうと「ビジネスで使ったおカネ」のこと。
じゃあ、経費の基本からチェックしてみよう！
経費って何？
ビジネスで使ったかどうかが、経費かどうかのポイントなの。
業種や職種によって、「業務必須」って経費が変わってくるよ。オフィスの家賃や商品の仕入れ、スタッフの給料、取引先との飲み会も経費に入るんだから。
確定申告するとき、どのお金が経費になるかっていうのは、大事なポイントが２つあるの。
１つ目は、そのお金がビジネスで稼ぐためにマジで必要だったかどうか。
２つ目は、そのお金を何に使ったかをはっきり説明できるかってこと。
仕事によって何が必要かはバラバラだから、自分でちゃんと「これはビジネスに必要！」って判断する必要があるの。
例えば、ランチ代もね、「ただのランチ」か「仕事の打ち合わせ」かで、経費になるかが変わってくるの。
ただのランチや飲み会はダメだけど、クライアントとの打ち合わせやビジネスのための会食ならOK。
グルメライターが記事を書くために食べた料理なら、「取材費」としてオッケーなわけ。
だから、何に使ったかをはっきりさせて、税務調査が来ても「このお金はこういう目的で使ったの！」って説明できれば、そのお金はビジネス用の必要経費ってことになるわよ。
フリーランスって、仕事と私生活がごちゃまぜになりがちだから、経費とプライベートの出費をしっかり分けるのが大変。
自宅がオフィスになってる場合、ビジネスで使ってる部分だけを経費にできるの。この分け方を「家事按分」っていうんだよ。
◆経費計上って？
「経費計上」ってのは、使ったお金を帳簿に記録すること。
これでビジネスに必要なお金がどれくらいかがわかるし、節税もできるから、フリーランスにはマジ大事。
帳簿の金額は決算書にも反映されるから、毎日しっかり記録してね。
◆経費の上限ってあるの？
ビジネスに関わるなら、いろいろな支出を経費にできるけど、上限額って特に決まってないの。
ただし、ビジネスに関わることが絶対条件。
プライベートで使ったもんは経費にならないから、そこは注意してね！
経費をキチンと計上するために必要なこと
経費で計上するためには、証拠の書類がマジ必要。
手書きで宛名が入った領収書やレシートは、もらうクセをつけて、経費の証拠としてキープしなきゃいけないの。さらに、そのお金を何に使ったかメモしておくとバッチリ。
クレカ使った時は、カードの利用伝票が領収書代わりになるよ。
銀行振込した時は、ATMで出る振込明細とか請求書、納品書を一緒にとっておくのがオススメ。
電車の交通費でレシートもらい忘れちゃったら、駅の券売機でICカードの利用履歴を印刷するとか、レシート無くしちゃったら出金伝票を残しておくといいよ！
◆証拠になる書類ってこんなのがあるよ！
- 手書きで宛名入りの領収書やレシート、メールで来る領収書もOK
- クレカの利用伝票もばっちり
- 請求書や納品書、出金伝票も必要
- 電車で使ったICカードの「利用履歴」印刷したものもいける
- ATMでの振込明細や通帳の記録もOKだよ
- お葬式やお祝いの時の案内状、祝儀や不祝儀袋の表書きのコピーとかもね！
電子で届いた領収書やレシートの話！
2022年1月から「電子帳簿保存法」が新しくなって、電子での取引データはちゃんと保存しなきゃいけなくなったのは知ってるよね。
だから、電子データで受け取った領収書やレシートは、そのままデータで保存する必要があるのよ。
紙にプリントアウトして保存するのはNG。さらにね、データの勝手な修正や削除を防ぐために、会社内でルールを作ったり、データを安全に保つシステムを使うとか、法律に沿ったちゃんとしたデータ管理が必要だから、しっかりチェックしてね。
それと、紙で受け取った領収書やレシートは今まで通り保存してOKだし、電子帳簿保存法の基準をクリアしてれば、スキャンしてデータ保存するのもアリ。
データで保存したあとの紙の原本は捨てちゃって大丈夫！
インボイス制度対策、何が必要？
2023年10月からインボイス制度がスタートしてるから、フリーランスのみんなも変更点チェックしてね！
◆フリーランスの場合
フリーランスには免税と課税の二つのタイプがあるの。
課税事業者は消費税の申告が必要になるのよ。
経費を申告する時はね、もらった領収書やレシートがちゃんとした請求書の基準を満たしてるか確認が必要。
事業者登録番号や税率別の課税額、税抜金額などの大事な情報が載ってるかチェックして。
確定申告した後の書類は7年間保存することになるから、保管方法にも気をつけてね。
◆小規模事業者の場合
小規模事業者は「少額特例」を使える場合があるの。
これはね、課税仕入れで1万円（税込）未満のものは、適格請求書がなくても仕入税額控除の対象にできるってルール。
ただし、きちんと帳簿に記録してることが条件だし、この特例が使えるのは2029年9月30日までだから、それも忘れないでね。
フリーランスが経費にできる「勘定科目」って？
ここでね、フリーランスがチェックしておきたい勘定科目をリストアップしてみたよ。
ちなみに、クレカの年会費も経費にできて、勘定科目は「支払い手数料」か「諸会費」で、どっちにするかは自由に選べるの。でもね、いったん決めたらその後は変えられないから、翌年も同じ勘定科目で処理するのを忘れないでね。
個人事業主が経費計上できる「勘定科目」
ここでは、個人事業主が知っておきたい勘定科目を、一覧でご紹介します。
なお、クレジットカードの年会費も経費計上でき、勘定科目は「支払い手数料」や「諸会費」のどちらでも任意で入れることができます。ただし、どちらかに1度決めたら変更はできません。翌年以降も同じ勘定科目で処理することを忘れないようにしましょう。
■勘定科目一覧表
| 仕入 | 商品や原材料を仕入れるためにかかったお金のことだよ！ |
| 消耗品費 | 仕事で使う事務用品みたいな消耗品を買った時のお金のこと。ちなみにね、消耗品ってのは10万円（税込）以下かつ、使えるのが1年未満のもののことだよ！ |
| 広告宣伝費 | チラシを作る費用や新聞広告、求人広告にかかったお金のこと。広告宣伝費はね、実際に広告が載った日に経費になるから、作ってから掲載されるまで時間がかかる雑誌とかの場合は気をつけてね！ |
| 旅費交通費 | ミーティングや営業、商品の納品、出張とかで移動する時にかかったお金のことだよ。たとえば電車やバス、飛行機のチケット、タクシーやガソリン代、高速の通行料、出張の旅費とかね！ |
| 水道光熱費 | オフィスの水道や電気、ガス代のこと。もし自宅をオフィスとして使ってるなら、仕事で使ってるスペース分だけ家事按分して、経費にできるのよ！ |
| 通信費 | 主にネットの回線使用料やケータイ料金のことで、はがきや切手代もこれに入るの。仕事で使ってる時間に合わせて家事按分して、経費として計上することができるよ！ |
| 支払い手数料 | ビジネスで使う備品を買ったり、出張の時の交通費とかをまとめて管理できる事業用クレカの年会費もね、経費として計上できるのよ！ |
| 荷造運賃 | 宅配便で荷物を送った時の配送料のことだよ。ちなみにね、荷物を包むための梱包材の費用も経費にできるから、これも忘れずに計上してね！ |
| 外注費 | 業務を外部に委託して依頼した費用のこと。たとえば、外部のデザイナーにウェブサイトのデザインをお願いした時の費用とかね！ |
| 貸倒損失 | 売掛金や貸し付けたお金、立て替えたお金が戻ってこなくなっちゃった時の損失を処理する勘定科目のことだよ！ |
| 給料賃金 | スタッフに払った給料やボーナス、残業代とかのことだよ！ |
| 専従者給与 | 家族が働いてる場合の給料のことね。家族従業員に払う給料は、「給料賃金」という勘定科目は使えないから、これ注意してね！ |
経費を計上する時のポイント
経費を上手に計上して税金をお得に！
支払いは「法人カード」がマジ便利！
経費の基本をしっかり押さえて、いつでも確定申告準備OK
よくある疑問:Q＆A
Q1. 個人事業主の経費って何？
➡事業で使ったお金が経費になるかどうかのポイントは、ぶっちゃけ使い道次第なのよね。
仕事内容によって「これ必要！」って経費も変わるわけ。
個人事業主って、仕事とプライベートがごっちゃになりがちだし、自宅がオフィス兼用の場合は、使った分だけ経費で落とすこともできるの。
Q2. 個人事業主が経費として落とせないのは？
➡基本、仕事に関係ないものや自分への支払いは経費にならないの。
所得税や住民税、自分の保険料や年金、事業と関係ない借金の返済、家のローン、罰金や税金の延滞金なんかもダメ。
あと、社員がいない場合の福利厚生や自分への給料や手当も経費じゃないから注意してね。
Q3. 個人事業主の経費計上のポイントは？
➡マジで気をつけたいのが、事業用とプライベート用のお金の使い分け。
日ごろからしっかり区別して、事業用の支出は個人カードじゃなくて法人カードで管理するのがベスト。
家賃や水道光熱費みたいに仕事とプライベートで使うものは、使った分だけきちんと経費で計上しようね。
Q4.家事按分や冠婚葬祭は「実は経費になる」？
➡フリーランサーなら、人付き合いもビジネスのうちだよね！
たまには取引先の結婚式やお葬式に行くこともあるし、ご祝儀や香典って結構お金かかるけど、これも経費で落とせるの。
セミナー参加費もね、ビジネスのスキルアップや人脈作りに役立つなら経費OK。
地元の神社で事業繁栄を祈願するお金も、ちゃんと経費として認められてるの。
それから、自宅兼オフィスで働く人は「家事按分」を忘れずに！
自宅で使ってるスペースや設備がビジネスにどれだけ貢献してるか計算して、家賃や光熱費を経費にすることができるんだから、これめっちゃ節税になるよ！
Q5. 「これ↓」って経費になるってほんと？
➡チェックしてみて！ビジネス経費になる意外なもの
- ご祝儀や香典
- セミナー参加費
- 商売繁盛のための熊手代や、神社での事業成功を祈るお祈り代
- 自宅オフィスの場合、家賃や電気代もビジネス比率で経費計上できるの
- ビジネスローンの利息や固定資産税も、しっかり経費になるよ
……などなど！
Q6.10万円超えの備品は固定資産:「減価償却」？
10万円超えの備品は固定資産で、「減価償却」がマストだよ！
フリーランサーの経費計算でめっちゃ気をつけないといけないのがこのポイント！
パソコンや車みたいに、10万円を超える備品や機器は「固定資産」って言われてて、法律で決まってる年数（耐用年数）に従って、購入金額をちゃんと分割して経費にしなきゃいけないの。
例えばパソコンの耐用年数が4年なら、10万円を4年で割って、毎年その分を経費にするってわけ。
単品だけじゃなくて、例えば打ち合わせ用のテーブルと椅子のセットや、自作PCのパーツみたいに、セットで使うものもトータルで10万円超えたら、その合計で固定資産になるの。
テーブルが6万円で椅子が5万円の2脚合わせて10万円超えたら、固定資産ってこと。
ここは間違えないようにね！
Q7.即時償却や一括償却できるのはいくらまで?
➡減価償却ってのは、固定資産が10万円以上から始まるの、白色申告でも青色申告でもね。
でもね、金額によっては特例で、その年に全部経費として「即時償却」したり、耐用年数気にせずに3年で割って経費にする「一括償却」ができるの。
ただ、どう割り振ろうが最終的に支払う税金は変わらないから、その点は忘れないでね！
即時償却や一括償却できるのはいくらまでかっていうと……
白色申告だと：
- 20万円未満の備品や機器なら「一括償却」オッケー。
青色申告だと：
- 20万円未満の備品や機器なら「即時償却」や「一括償却」ができるよ。
- 30万円未満の備品や機器なら「即時償却」が可能だよ。
Q8.経費を証明するために必要な書類って何？
そんなに高額じゃなければ、領収書だけじゃなくてレシートもバッチリ有効。ネットショッピングで領収書がないときは、クレカの明細表でOKよ。
電車のICカードの支払いや葬式での香典みたいに、領収書がもらえない経費もあるから、そういうときは出金伝票に「日付」や「支払先」、「金額」、「目的」、電車なら「行き先」とかをしっかり書いておくと証明になるわ。
冠婚葬祭の経費の場合は、招待状も一緒に保管しておくと、さらに信用できるってわけ！
Q9.経費の支払いを「証明」する書類:何がある？
- 領収書
- レシート
- 出金伝票（あとで帳簿に詳しく書くやつね）
- 冠婚葬祭の招待状
- クレジットカードの明細表
……とかいろいろあるよ！
Q10.職業で変わる:経費になるモノならないモノ
ビジネスと関係ないもの、プライベートな出費は経費にならないよ！
たとえば、仕事中でも駐車違反の罰金や、肩こりを防ぐマッサージ代なんかは、仕事自体とは無関係の私的な出費だから、経費にはできないの。
化粧品や美容院代みたいな見た目のお手入れもね、職業によっちゃ経費になることも。
タレントやアイドルみたいに、ビジネスで成果を出すために必要なら、ちゃんと経費として認められる場合もあるから。
事業に直結してるってはっきり説明できるなら、経費申告しても大丈夫！
Q11.経費以外にも「所得控除」でチェックすべきものがある？
➡経費以外にも「所得控除」でチェックすべきものがあるから、要チェックだよ！
所得税は収入が多い人ほど多く払うけど、「所得控除」を活用すると税額をちょっとお得にできるの。
基本の「基礎控除」はみんなに適用されるし、年金や生命保険料も控除対象なんだ。
例えば、国民健康保険や年金の支払い分は「所得控除証明書」でチェックできるから、これが来たら大事に保管してね。確定申告のときに必要になるよ。
「医療費控除」についてはね、年間の収入が200万以上あって、家族全員の医療費が10万超えたら使えるの。
例えば自分だけじゃなくて、奥さんが出産した費用とかもちゃんと計上できるからね。
でもね、予防接種や人間ドックみたいな予防目的の医療費はダメだよ。
その代わり、忙しくて医者に行けなくて薬局で買ったカゼ薬の代金は「治療」目的だから控除できるんだ。
Q12.「怪しいな…」って思う出費の扱い方は？
「怪しいな…」って思う出費は、経費にしちゃダメだよ、絶対！
個人事業主の経費は仕事によってめっちゃ違うけど、大事なのは「いつ」「何のために」使ったかがクリアであること。
例えば、「打ち合わせ後にひとりで食事したけど……」って感じで怪しいと思ったら、それは経費にしないでね。
このポイントさえ押さえておけば、経費の分け方はそんなに難しくないから。
しっかりチェックして、還付金というスウィートなボーナスを楽しみに待とうね！
